به‌طور میانگین در طول روز چند ساعت را به ایمیل زدن به همکاران یا جواب دادن به ایمیل‌های آن‌ها اختصاص می‌دهید؟ چقدر از ساعت‌های کاری‌تان صرف بررسی پروژه‌های در دست انجام و پیشرفتشان می‌شود؟ اگر بخش زیادی از ساعت‌های کاری روزانه‌تان صرف کارهایی از این دست می‌شود باید بدانید از ابزارهای درست استفاده نمی‌کنید.
ابزارهای آنلاین کار تیمی قرار است مشکلات مربوط به سازماندهی کار گروهی و محتواهای مربوط به آن‌ها را سازماندهی کنند. ما در این مقاله به سراغ یکی از محبوب‌ترین ابزارهای این حوزه، یعنی کانفلوئنس، رفته‌ایم.
کانفلوئنس چیست؟
کانفلوئنس ابزاری برای مشارکت و کار گروهی است که شما از طریق آن می‌توانید محتوای دلخواهتان را با هم‌تیمی‌های خود به اشتراک بگذارید. شما ممکن است از confluence برای نوشتن یا بحث درباره یادداشت‌های جلسات، طرح‌های پروژه، نیازمندی‌ها، راهنماهای کاربران یا هر چیزی که دوست دارید استفاده کنید.
به عبارت دیگر، confluence یک فضای کار اشتراکی است که به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا بر روی پروژها همکاری موثرتری داشته باشند. کانفلوئنس یک ابزار مشارکت بر پایه ویکی است که محتواهای مربوط به پروژه‌هایتان را- از صورت جلسات تا مستندات مربوط به استراتژی و طراحی و داکیومنت‌های تیم‌های فنی، ذخیره‌سازی و سازماندهی می‌کند. این ابزار کمک می‌کند تا تیم‌ها اطلاعات را به‌صورت بهینه‌ای تولید و ذخیره کنند یا آن‌ها را به اشتراک بگذارند.
ویژگی‌ها و امکانات کانفلوئنس
امکانات و ویژگی‌هایی که کانفلوئنس دارد به اندازه‌ای زیاد است که باید در یک مطلب جداگانه به آن بپردازیم. در اینجا به چند ویژگی و قابلیت مهم کانفلوئنس اشاره می‌کنیم.
مدیریت محتوا
confluence به شما اجازه می‌دهد تا با استفاده از تصاویر موردعلاقه با اندازه‌های دلخواه محتوایی پویا بسازید. شما می‌توانید به هر تعدادی که دوست دارید صفحه‌های ورژن‌بندی‌شده بسازید که هر کدام تاریخ خود را دارند. ثبت تاریخ و سابقه صفحات کمک می‌کند تا شما تعداد تغییراتی را که کاربران مختلف در بازه‌های زمانی معین بر روی برگه‌ها اعمال کرده‌اند در اختیار داشته باشید. علاوه بر این، شما می‌توانید با استفاده از هایپرلینک‌های صفحات مخزن محتوای کاملاً متمرکز بسازید.
از سوی دیگر شما می‌توانید PPTهای مختلفی را روی کانفلوئنس بارگذاری کنید. confluence قالب‌ها و تمپلیت‌های آماده و توکاری در اختیار کاربر قرار می‌دهد. با استفاده از این قالب‌ها شما می‌توانید محتواهایتان را به محتوایی استاندارد و قابل ارائه تبدیل کنید.
شاید مهم‌ترین ویژگی confluence این است که فضاهای مجازی نامحدودی برای سازماندهی در اختیارتان قرار می‌دهد. شما می‌توانید این فضا را میان تیم‌های مختلف درون سازمانتان مثل منابع انسانی، مارکتینگ، مالی و… توزیع کنید.
این فضاها، فضاهای ابرمحوری هستند که اطلاعات را ذخیره می‌کنند. با این امکان از هر جایی که خواستید می‌توانید به داده‌هایتان دسترسی داشته باشید.
امکان گرفتن خروجی و نسخه پشتیبان در فرمت‌های دلخواه
یکی دیگر از ویژگی‌های جذاب کانفلوئنس این است که شما هر وقت که بخواهید، می‌توانید از هر کدام از داده‌هایتان در confluence خروجی بگیرد. با این کار می‌توانید از داده‌هایتان یک پشتیبان آفلاین هم داشته باشید.
کانفلوئنس از فرمت‌های مختلف برای خروجی گرفتن استفاده می‌کند. بنابراین دست شما برای انتخاب فرمت خروجی، از html تا xmlو PDF، باز است.
داشتن افزونه‌های متنوع و بسیار زیاد
یکی از نقاط قوت confluence داشتن افزونه‌های بسیار زیاد است. شما بر حسب نیازتان می‌توانید از افزونه‌های کانفلوئنس استفاده کنید.
فضاها و صفحات در کانفلوئنس
اگر محیط کاربری confluence را دیده باشید حتماً به این دو مفهوم برخورد کرده‌اید: space و page. درک تفاوت این دو مفهوم برای کار با کانفلوئنس ضروری است.
فضاها(spaces) در کانفلوئنس
در این ابزار، محتوا درون اسپیس‌ها سازماندهی می‌شود. به‌صورت کلی در کانفلوئنس ما دو نوع فضا (space) داریم:
فضای عمومی (global space)؛ بخش‌هایی از محیط کانفلوئنس شماست که می‌توانید در آن بخش‌های مختلف یک محتوا (صفحات، ضمائم، اخبار و..) را بر پایه موضوع یا مضمون درون آن جایگذاری کنید. برای مثال شما اگر می‌خواهید بخش‌های از سایت confluence خود را بر اساس تیم‌ها و پروژه‌های درون سازمانتان تقسیم‌بندی کنید باید از این بخش کارتان را پیش ببرید. بنابراین، در کانفلوئنس شما این امکان را دارید که فضاهای جداگانه برای تیم‌های مختلف در نظر بگیرید.
اسپیس‌های شخصی؛ فضاهایی هستند که برای کاربرهای مشخص و معین در نظر گرفته شده‌اند.
در هر فضا (space) شما به این قابلیت‌ها دسترسی دارید:
- هر فضا صفحات، آیتم‌های خبر، بخش نظرات، و ایمیل‌های مختص به خود را دارد.
- هر فضا تنظیمات کاربری خاص خود را دارد که با استفاده از آن می‌توانید سطح دسترسی به اسپیس‌ها را از آنجا تعیین کنید.
- از هر اسپیس می‌توانید خروجی‌های PDF، html و xml بگیرید.
صفحات(pages) در کانفلوئنس
صفحات عناصر سازنده فضاها هستند. در واقع صفحه‌ها ابزارهای اصلی برای ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات در confluence هستند. ویژگی‌های صفحات در کانفلوئنس:
- ساخت آن‌ها بسیار راحت است؛ یعنی در هر کجا از محیط confluence که باشید به بخش صفحات و ساختن صفحه جدید دسترسی دارید.
- می‌توانید میان صفحات سلسله‌مراتب والد-فرزندی(parent-child) برقرار کنید.
- با استفاده از لینک‌ها می‌توانید میان اسپیس‌ها و صفحات جابه‌جا شوید.
- می‌توانید با استفاده از نوتیفیکیشن از تغییرات صفحه‌ها مطلع شوید.
- پیج‌ها را ازطریق محدودیت‌های امنیتی که می‌گذارید می توانید کنترل و مدیریت کنید.
- کانفلوئنس قابلیت سرچ در میان صفحه‌ها را نیز در نظر گرفته است.
- مانند فضاها از صفحات هم می‌توانید خروجی‌های PDF، html و xml بگیرید.
تفاوت‌های میان جیرا و کانفلوئنس
جیرا و کانفلوئنس دو محصول متفاوتی هستند که توسط یک شرکت ساخته شده‌اند. هر دو ابزارهای مشارکت و کار گروهی بسیار خوبی هستند که در بعضی از موارد هم‌پوشانی‌هایی هم با هم دارند. اما تفاوت‌هایی هم میان این دو ابزار وجود دارد که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد.
- اول اینکه جیرا ابزاری برای پیگری باگ و مشکلات سیستمی است که به کاربران این امکان را می دهد تا باگ‌ها را پیگیری و حل کنند، در حالی که کانفلوئنس یک ابزار بر مبنای ویکی است که همه محتواهای مربوط به پروژه را ذخیر و سازماندهی می کند.
- جیرا بیشتر برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم افزاری که از روش‌شناسی اجایل استفاده می‌کنند ساخته شده است. کار کانفلوئنس بیشتر به سمت مدیریت محتوا سنگینی دارد.
مزایای استفاده از کانفلوئنس
در این بخش چند مورد از مزایای کانفلوئنس را برای شما لیست کرده‌ایم:
- سرعت تصیم‌گیری را بالا می‌برد و باعث می شود سریع‌تر به نیازهای مشتری پاسخ داده شود.
- باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی تیم‌های سازمان می‌شود.
- بهره‌وری کارکنان شرکت شما را بالا می‌برد.
- با سیستماتیک شدن فرایند کارها و بالا رفتن بهره‌وری نیاز به نیروهای انسانی را کاهش می‌دهد.
نحوه استفاده از کانفلوئنس
مانند ابزارهای دیگر از کانفلوئنس هم می‌توان به شیوه‌های مختلف استفاده کنید.
کانفلوئنس یک وب اپلیکیشن است بنابراین تنها چیزی که شما برای دسترسی به آن نیاز دارید، یک مرورگر وب سازگار است. کانفلوئنس اپلیکیشنی است که با استفاده از جاوا و بسیاری از کتابخانه‌ها و استانداردهای باز طراحی شده است. دلیل اینکه این ابزار به‌راحتی روی سیستم‌های عامل ، دیتابیس‌ها و اپلیکیشن‌های سرورهای مختلف هم جواب می‌دهد هم همین است.
بسیاری از کسب‌وکارها امروز از اپلیکیشن‌های داکرایز شده استفاده می‌کنند. پلتفرم ابری دارکوب ایمیج داکر آماده بسیاری از اپلیکیشن‌های پرکاربرد مانند کانفلوئنس را در دسترس کاربرانش قرار داده و شما تنها با چند کلیک می‌توانید اپلکیشن کانفلوئنس خود را بسازید. برای اطلاعات بیشتر از نحوه استفاده از کانفلوئنس در دارکوب به صفحه کانفلوئنس در بخش اپ‌های آماده بروید.
