کانفلوئنس چیست؟ چرا از Confluence استفاده می‌کنیم؟

در دنیای کسب‌وکارهای امروزی که اطلاعات و دانش به سرعت تولید و به اشتراک گذاشته می‌شوند، دسترسی به ابزاری که بتواند مدیریت دانش سازمانی را بهبود بخشد، ضروری است. کانفلوئنس (Confluence) یکی از ابزارهای محبوب و قدرتمند برای مدیریت اسناد، همکاری تیمی و به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان‌هاست. این پلتفرم، که توسط شرکت Atlassian توسعه یافته، به تیم‌ها کمک می‌کند تا به‌صورت متمرکز و ساخت‌یافته روی پروژه‌ها، اسناد، و دانش سازمانی کار کنند و اطلاعات را در دسترس همه اعضا قرار دهند.

در این مطلب، نگاهی دقیق‌تر به قابلیت‌ها، مزایا و روش‌های استفاده از کانفلوئنس خواهیم داشت تا شما هم بتوانید از این ابزار بهره‌مند شوید و به بهترین شکل از دانش و اطلاعات موجود در سازمان خود استفاده کنید.

هم‌روش از جمله اصلی‌ترین سرویس‌دهندگان خدمات ابری است که فرایند استفاده از سرویس‌های جیرا و کانفلوئنس را بسیار ساده کرده است. شما تنها با چند کلیک می‌توانید نسخه کانفلوئنس خود را راه‌اندازی کنید.

کانفلوئنس چیست؟

کانفلوئنس (Confluence) یک پلتفرم همکاری و مدیریت دانش است. این ابزار به تیم‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات، مستندات، یادداشت‌ها و دانش خود را به شکلی متمرکز و سازمان‌یافته مدیریت و به اشتراک بگذارند. کانفلوئنس از امکاناتی مثل ویرایش هم‌زمان، ایجاد صفحات و فضای کاری برای پروژه‌های مختلف، و امکان جستجوی سریع بهره می‌برد که آن را به ابزاری کارآمد برای مدیریت مستندات تیمی و سازمانی تبدیل کرده است.

کانفلوئنس برای تیم‌های نرم‌افزاری، تیم‌های مدیریتی، و هر سازمانی که نیاز به مدیریت دانش و همکاری مؤثر بین اعضا دارد، یک انتخاب بسیار مفید است. این ابزار نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه به شفافیت و یکپارچگی اطلاعات در سطح سازمان نیز کمک می‌کند و جلوی از دست رفتن دانش سازمانی را می‌گیرد.

در نتیجه، کانفلوئنس به عنوان یک فضای کاری دیجیتال و مشترک، به تیم‌ها کمک می‌کند تا به بهترین شکل از دانش و اطلاعات موجود در سازمان بهره‌مند شوند و همکاری خود را به سطحی بالاتر ارتقا دهند.

ویژگی‌ها و امکانات کانفلوئنس

امکانات و ویژگی‌هایی که کانفلوئنس دارد به اندازه‌ای زیاد است که باید در یک مطلب جداگانه به آن بپردازیم. در اینجا به چند ویژگی و قابلیت مهم کانفلوئنس اشاره می‌کنیم.

مدیریت محتوا

Confluence به شما اجازه می‌دهد تا با استفاده از تصاویر موردعلاقه با اندازه‌های دلخواه محتوایی پویا بسازید. شما می‌توانید به هر تعدادی که دوست دارید صفحه‌های نسخه‌بندی شده بسازید که هر کدام تاریخ خود را دارند. ثبت تاریخ و سابقه صفحات کمک می‌کند تا شما تعداد تغییراتی را که کاربران مختلف در بازه‌های زمانی معین بر روی برگه‌ها اعمال کرده‌اند در اختیار داشته باشید. علاوه بر این، شما می‌توانید با استفاده از هایپرلینک‌های صفحات مخزن محتوای کاملاً متمرکز بسازید.

از سوی دیگر شما می‌توانید PPTهای مختلفی را روی کانفلوئنس بارگذاری کنید. Confluence قالب‌ها و تمپلیت‌های آماده را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. با استفاده از این قالب‌ها شما می‌توانید محتواهای‌تان را به محتوایی استاندارد و قابل ارائه تبدیل کنید.

شاید مهم‌ترین ویژگی Confluence این است که فضاهای مجازی نامحدودی برای سازماندهی در اختیارتان قرار می‌دهد. شما می‌توانید این فضا را میان تیم‌های مختلف درون سازمان‌تان مثل منابع انسانی، مارکتینگ، مالی و… توزیع کنید.

این فضاها، فضاهای ابرمحوری هستند که اطلاعات را ذخیره می‌کنند. با این امکان از هر جایی که خواستید می‌توانید به داده‌های‌تان دسترسی داشته باشید.

امکان گرفتن خروجی‌ و نسخه پشتیبان در فرمت‌های دلخواه

یکی دیگر از ویژگی‌های جذاب کانفلوئنس این است که شما هر وقت که بخواهید، می‌توانید از هر کدام از داده‌های‌تان خروجی بگیرد. با این کار می‌توانید از داده‌های‌تان یک پشتیبان آفلاین هم داشته باشید.  

کانفلوئنس از فرمت‌های مختلف برای خروجی گرفتن استفاده می‌کند. بنابراین دست شما برای انتخاب فرمت خروجی، از HTML تا XML و PDF، باز است.

داشتن افزونه‌های متنوع و بسیار زیاد

کانفلوئنس به لطف پشتیبانی از افزونه‌های متعدد، قابلیت‌های خود را به طرز چشمگیری گسترش داده و به ابزاری قابل‌تنظیم برای نیازهای خاص هر تیم تبدیل شده است. این افزونه‌ها از طریق Marketplace در دسترس هستند و امکان سفارشی‌سازی بیشتر در مدیریت پروژه، طراحی صفحات، همکاری تیمی و امنیت را فراهم می‌کنند

فضاها و صفحات در کانفلوئنس

اگر محیط کاربری Confluence را دیده باشید حتماً به این دو مفهوم برخورد کرده‌اید: Space و Page. درک تفاوت این دو مفهوم برای کار با کانفلوئنس ضروری است.

فضاها (Spaces) در کانفلوئنس

در کانفلوئنس، فضاها (Spaces) به عنوان محیط‌های کاری جداگانه‌ای طراحی شده‌اند که به تیم‌ها، بخش‌ها و پروژه‌های مختلف این امکان را می‌دهند تا اطلاعات، اسناد و محتواهای خود را به صورت متمرکز و سازمان‌یافته ذخیره کنند. هر فضا به عنوان یک ساختار اصلی برای گردآوری صفحات و اطلاعات عمل می‌کند و به نوعی مانند یک دپارتمان یا پوشه بزرگ برای محتواهای مربوط به یک موضوع خاص است. این ساختار به تیم‌ها اجازه می‌دهد محتواها را بر اساس پروژه، تیم، یا نیاز خاص خود دسته‌بندی و از تداخل یا آشفتگی اطلاعات جلوگیری کنند.

ویژگی‌ها و انواع فضاها در کانفلوئنس

فضاها در کانفلوئنس به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

1. فضاهای تیمی (Team Spaces): این فضاها برای بخش‌ها یا تیم‌های خاص در سازمان طراحی شده‌اند، مانند تیم‌های بازاریابی، توسعه نرم‌افزار یا منابع انسانی. در این فضاها، اعضای تیم می‌توانند اطلاعاتی مانند مستندات پروژه‌ها، برنامه‌های کاری و گزارش‌ها را نگهداری کنند و از آن به عنوان یک مرکز اصلی برای تعاملات و مدیریت اطلاعات تیمی استفاده کنند.
2. فضاهای پروژه‌ای (Project Spaces): این نوع فضا برای مدیریت اطلاعات و مستندات مربوط به یک پروژه خاص استفاده می‌شود. در فضای پروژه، اعضای تیم می‌توانند اطلاعات مربوط به زمان‌بندی پروژه، اهداف، وظایف، و گزارش‌های پیشرفت را ذخیره کنند. همچنین این نوع فضا به اعضای پروژه امکان می‌دهد به شکل متمرکز روی اطلاعات و جزئیات پروژه کار کنند.
3. فضاهای دانش (Knowledge Spaces): این فضاها به عنوان پایگاه دانش سازمانی عمل می‌کنند و برای ذخیره مستندات آموزشی، راهنماها، پرسش‌های متداول و محتوای آموزشی طراحی شده‌اند. فضای دانش برای تیم‌هایی مانند پشتیبانی یا آموزش بسیار مناسب است و می‌تواند به عنوان مرجعی برای کارکنان و مشتریان داخلی یا خارجی عمل کند.

صفحات (Pages) در کانفلوئنس

صفحات عناصر سازنده فضاها هستند. در واقع صفحه‌ها ابزارهای اصلی برای ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات در Confluence هستند. ویژگی‌های صفحات در کانفلوئنس:

• ساخت آن‌ها بسیار راحت است؛ یعنی در هر کجا از محیط Confluence که باشید به بخش صفحات و ساختن صفحه جدید دسترسی دارید.
• می‌توانید میان صفحات سلسله‌مراتب والد-فرزندی (parent-child) ایجاد کنید.
• با استفاده از لینک‌ها می‌توانید میان اسپیس‌ها و صفحات جابه‌جا شوید.
• می‌توانید با استفاده از نوتیفیکیشن از تغییرات صفحه‌ها مطلع شوید.
• پیج‌ها را ازطریق محدودیت‌های امنیتی که می‌گذارید می توانید کنترل و مدیریت کنید.
• کانفلوئنس قابلیت سرچ در میان صفحه‌ها را نیز در نظر گرفته است.
• مانند فضاها از صفحات هم می‌توانید خروجی‌های PDF ،HTML و XML بگیرید.

ادغام‌پذیری با کانفلوئنس

کانفلوئنس به دلیل ادغام‌پذیری بالا با دیگر ابزارها و پلتفرم‌های کاری، یکی از گزینه‌های محبوب برای تیم‌های مختلف است. این قابلیت به تیم‌ها اجازه می‌دهد که تمام ابزارهای مدیریت پروژه، ارتباطات و فایل‌ها را به شکلی یکپارچه و کارآمد در کنار هم استفاده کنند. برخی از مهم‌ترین ادغام‌های کانفلوئنس عبارتند از:

1. جیرا (Jira): کانفلوئنس و جیرا، هر دو توسط شرکت Atlassian توسعه داده شده‌اند و از ادغام بسیار قدرتمندی برخوردارند. این ادغام به تیم‌های نرم‌افزاری امکان می‌دهد تا مستندات پروژه‌های خود را در کانفلوئنس ایجاد و ذخیره کنند و به صورت مستقیم به وظایف و تیکت‌های جیرا پیوند دهند. این ارتباط دوطرفه، بین تیم‌های توسعه‌دهنده و مدیریت پروژه هماهنگی بیشتری ایجاد می‌کند.
2. تیم‌های مایکروسافت (Microsoft Teams): ادغام با Microsoft Teams به کاربران کانفلوئنس امکان می‌دهد تا محتوای کانفلوئنس را مستقیماً در فضای چت و کانال‌های Teams مشاهده و به اشتراک بگذارند. این ویژگی به تیم‌ها کمک می‌کند که بدون نیاز به تغییر مکرر بین اپلیکیشن‌ها، اطلاعات را در همان فضایی که ارتباطات‌شان انجام می‌شود مدیریت کنند.
3. ترلو (Trello): کانفلوئنس با Trello نیز به خوبی ادغام می‌شود، که این ادغام برای تیم‌هایی که از بوردهای تصویری Trello برای مدیریت کارها استفاده می‌کنند مفید است. کاربران می‌توانند کارت‌های Trello را در صفحات کانفلوئنس تعبیه کرده یا اطلاعات کانفلوئنس را مستقیماً به بوردهای Trello پیوند دهند.
4. اسلک (Slack): با ادغام کانفلوئنس و Slack، تیم‌ها می‌توانند به صورت لحظه‌ای از تغییرات و به‌روزرسانی‌های کانفلوئنس در کانال‌های Slack مطلع شوند و لینک‌های مربوط به صفحات کانفلوئنس را در چت‌های Slack به اشتراک بگذارند. این یکپارچگی به تیم‌ها کمک می‌کند که دسترسی سریعی به مستندات داشته و تعاملات خود را بدون خروج از Slack انجام دهند.
5. گوگل درایو (Google Drive) و دراپ‌باکس (Dropbox): کانفلوئنس از ادغام با سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری نیز پشتیبانی می‌کند. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد که فایل‌ها و مستندات خود را از Google Drive یا Dropbox در صفحات کانفلوئنس پیوست کنند و آن‌ها را به اشتراک بگذارند.
6. API کانفلوئنس: اگر تیم‌ها به ادغام‌های اختصاصی نیاز داشته باشند، می‌توانند از API کانفلوئنس استفاده کنند. این API به توسعه‌دهندگان اجازه می‌دهد تا کانفلوئنس را با ابزارهای داخلی سازمان، CRMها، یا هر نرم‌افزار سفارشی دیگری که سازمان استفاده می‌کند، یکپارچه کنند. برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید به مستندات کانفلوئنس مراجعه کنید.

این ادغام‌ها کانفلوئنس را به یک مرکز مدیریت اطلاعات و همکاری تیمی تبدیل کرده‌اند که از هدررفت زمان و پراکندگی اطلاعات جلوگیری کرده و دسترسی سریع‌تر به اطلاعات را برای همه اعضای تیم فراهم می‌کنند.

تفاوت‌های میان جیرا و کانفلوئنس

جیرا و کانفلوئنس دو محصول متفاوتی هستند که توسط یک شرکت ساخته شده‌اند. هر دو ابزارهای مشارکت و کار گروهی بسیار خوبی هستند که در بعضی از موارد هم‌پوشانی‌هایی هم با هم دارند. اما تفاوت‌هایی هم میان این دو ابزار وجود دارد که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد.

• اول اینکه جیرا ابزاری برای پیگری باگ و مشکلات سیستمی است که به کاربران این امکان را می دهد تا باگ‌ها را پیگیری و حل کنند، در حالی که کانفلوئنس یک ابزار مبتنی بر ویکی است که همه محتواهای مربوط به پروژه را ذخیر و سازماندهی  می کند.
• جیرا بیشتر برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم‌افزاری که از متدولوژی اجایل استفاده می‌کنند ساخته شده است. کار کانفلوئنس بیشتر به سمت مدیریت محتوا سنگینی دارد.

مزایای استفاده از کانفلوئنس

در این بخش چند مورد از مزایای کانفلوئنس را برای شما لیست کرده‌ایم:

• سرعت تصیم‌گیری را بالا می‌برد و باعث می شود سریع‌تر به نیازهای مشتری پاسخ داده شود.
• باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی تیم‌های سازمان می‌شود.
• بهره‌وری کارکنان شرکت شما را بالا می‌برد.
• با سیستماتیک شدن فرایند کارها و بالا رفتن بهره‌وری نیاز به نیروهای انسانی را کاهش می‌دهد.

نحوه استفاده از کانفلوئنس

بسیاری از کسب‌وکارها امروز از اپلیکیشن‌های داکرایز شده استفاده می‌کنند. پلتفرم ابری دارکوب، داکر ایمیج آماده بسیاری از اپلیکیشن‌های پرکاربرد مانند کانفلوئنس را در دسترس کاربرانش قرار داده و شما تنها با چند کلیک می‌توانید اپلکیشن کانفلوئنس خود را بسازید. برای اطلاعات بیشتر از نحوه استفاده از کانفلوئنس در دارکوب به صفحه کانفلوئنس در بخش اپ‌های آماده بروید.

روش دیگر برای استفاده از کانفلوئنس نسخه ابری آن است که توسط Atlassian میزبانی و مدیریت می‌شود و نیازی به نصب محلی یا مدیریت زیرساخت توسط کاربران ندارد. این نسخه برای کسب‌وکارهایی که به دنبال یک راه‌حل ساده و سریع هستند، مناسب است.

در پایان

کانفلوئنس را می‌توان به عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند و کارآمد برای مدیریت دانش و بهبود همکاری تیمی معرفی کرد. این پلتفرم با امکانات متنوع خود، از جمله ایجاد فضاهای کاری منظم، ویرایش هم‌زمان، قابلیت سفارشی‌سازی و ادغام با دیگر ابزارهای پرکاربرد، به تیم‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات خود را به شیوه‌ای متمرکز و سازمان‌یافته مدیریت کنند.

با انتخاب کانفلوئنس و استفاده از امکانات و افزونه‌های آن، سازمان‌ها می‌توانند به هدفی مهم دست یابند: ایجاد یک مرجع قابل اعتماد و همواره به‌روز از دانش و اطلاعات سازمانی.